Te hogyan kezeled a céges levelezésed?

Nem is hinnéd, hogy ha munkaidőben két feladat elvégzése között végig futod a Facebook oldaladat vagy néhány percet böngészel a neten nem pazarolsz el annyi időt, mint a beérkező e-mailek folyamatos megfigyelésével és azonnali megválaszolásával. Fontos leszögezni, hogy ez kizárólag abban az esetben igaz, ha lezárt munkafolyamatokról beszélünk, nem pedig arról, amikor egy feladatot azért szakítasz félbe, hogy like-old az egyik ismerősöd legfrissebb bejegyzését.

Abban az esetben, ha a postafiókodat álladóan ellenőrzöd és a beérkező leveleket azonnal kezeled, folyamatosan megszakítod az aktuális feladatodat. Azzal, hogy ismét ráhangolódsz a feladatra, detektálod annak aktuális állapotát és megtervezd a következő lépést,- tehát újból felveszed a fonalat- rengeteg időt pazarolsz el. Ráadásul mindeközben értékes ötletek, megoldási javaslatok vesznek a homályba. Ilyenkor azt szoktuk javasolni, hogy lehetőségeidhez mérten jelölj ki idősávokat a munkanapodon belül. Ezekben az idősávokban kizárólag a levelezéseddel foglalkozz.

A legsúlyosabb helyzetben azok vannak, akik még otthonról is hozzáférnek a céges e-mailjeikhez. A papírforma sajnos azt mutatja, hogy ezek a személyek együtt fekszenek és kelnek a postafiókjukkal. Mindamellett, hogy ez a fajta tevékenység komoly életminőségbeli romláshoz vezet, sajnos egyáltalán nem is hatékony. Amikor a reggeli kávé mellett gyorsan átfutjuk a beérkező leveleket, felületesen beleolvasunk, akkor szinte biztos, hogy nem válaszoljuk meg egyiket sem, majd csak az irodában, hiszen számos reggeli teendőt kell még elvégeznünk. Például elvinni a gyereket az iskolába. Tehát tuti, hogy kétszer dolgozunk.

A dolog másik oldala, amikor az irodában nem jut elég idő a levelezésünkre és a munkaidő lejárta után, otthon, késő este látunk hozzá. Miét járunk rendkívül rosszul, ha így teszünk? Azon felül, hogy a pihentető alvás fogalmát örökre elfelejthetjük, mert még álmunkban is a megválaszolt e-mailek kavarognak majd a gondolatainkban, sajnos a környezetünk is hozzá fog szokni ahhoz, hogy mi még éjszaka is dolgozunk, ezért minden reggel egyre több és több és üzenetre fogunk ébredni. Ez egy ördögi kör, de elszántsággal, kitartással és türelemmel kiléphetünk ebből a körből.

A következő táblázatban összefoglaltuk az egyik ügyfelünk eredményeit az idősáv bevezetése előtt és után. Még az út elején jár, így gyakran előfordul, hogy nem mindig tudja betartani az önmaga által szabott feltételeket. Azonban már jelentős pozitív, főként életminőségbeli változásokat tapasztal.

Az idősáv bevezetésének hatásai: